! Eine praktische Funktion von Microsoft Word sind sogenannte Markups, auch bekannt als nachverfolgte Änderungen. Wenn zwei oder mehr Personen an einem Dokument arbeiten möchten, können Sie mit dieser Funktion genau sehen, wer was an einem Text geändert hat. Und wenn das Dokument fertig ist? Wie lösche ich alle Markups in Word? Wie werden Sie alle Kommentare und Überarbeitungen los, wenn Sie die fertige Datei vielleicht an jemand anderen weitergeben möchten?
Am Beispiel der Version 2011 für den Mac zeige ich Ihnen, wie das geht. Die anderen Word-Versionen (auch für Windows) funktionieren ähnlich. Laden Sie das Dokument, aus dem Sie alle Markups entfernen möchten.
Arbeiten mit Stilen
Nachdem Sie die Stile festgelegt haben, müssen Sie nur noch den richtigen auswählen, um eine Überschrift richtig zu formatieren. Auch die Überschriften werden automatisch durchnummeriert – wenn Sie also Teile des Textes verschieben oder eine weitere Gliederungsebene hinzufügen möchten, müssen Sie nicht alles mühsam manuell anpassen.
Ein weiterer Vorteil, wenn Sie die Formatvorlagen als Überschriften gekennzeichnet haben: Auf dem Reiter „Ansicht“ können Sie den „Navigationsbereich“ kontrollieren. Auf der linken Seite erscheint dann eine Übersicht der Überschriften, die Sie anklicken können, um schnell an die richtige Stelle im Dokument zu springen. Du kannst die Formatvorlagen auch nutzen, um ein automatisches Inhaltsverzeichnis zu erstellen – wie das geht, zeige ich dir im nächsten Beitrag.
Schritt 1: Abschnittswechsel im Manuskript einfügen
Wenn die Seitennummerierung auf Seite 5 beginnen soll, dann auf Seite 4 Abschnittswechsel einfügen.
Wie kann ich Änderungen verfolgen?
Wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten, muss klar sein, wer für welche Textpassagen verantwortlich ist. Die Funktion „Änderungen verfolgen“ merkt sich vorgenommene Änderungen und hebt sie farblich hervor. Ein anderer Benutzer kann die Anpassungen lesen und akzeptieren oder ablehnen.
- Öffnen Sie das Dokument in Word.
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Überprüfen“ und dann auf „Änderungen verfolgen“.
- Jetzt markiert Word alle vorgenommenen Änderungen und markiert sie für Sie mit einer roten Linie links neben dem Text. Klicken Sie auf die Zeile und Sie sehen die Korrekturen. Änderungen sind unterstrichen, gelöschte Wörter sind durchgestrichen.
- Sie können Änderungen kommentieren, anwenden und akzeptieren oder ablehnen.
Sonderfall: Löschen einer leeren Seite in Word nach einer Tabelle am Ende des Dokuments
Wenn Sie in Ihrem Word-Dokument eine Tabelle eingefügt haben, die bis zur letzten Zeile reicht die letzte Seite genügt, dann wird die entsprechende abschließende Absatzmarke auf die nächste Seite verschoben. Dadurch wird eine leere Seite erstellt, die nicht normal gelöscht werden kann. Aber auch dafür gibt es eine Lösung, dieses überflüssige Leerblatt ebenfalls zu entfernen.
- Möglichkeit 1: Markieren Sie die letzte Absatzmarke nach der Tabelle mit der linken Maustaste und tippen Sie die Tastenkombination → Strg + D ein. Im folgenden Dialogfenster „Schriftart“ müssen Sie nur noch prüfen das Kästchen neben → Ausgeblendet und bestätigen Sie die Eingabe mit → Ok.
- Möglichkeit 2: Wenn sich der nicht löschbare Endabsatz hartnäckig nicht entfernen lässt, hilft eine Verkleinerung. Markieren Sie die Absatzmarke erneut mit der Maus und wählen Sie dann im Feld „Schriftgröße“ (auf dem Reiter → Startseite) die Schriftgröße 01 aus und bestätigen Sie die Änderung mit der Eingabetaste. Wenn dieser extrem verkleinerte Mini-Absatz nun auf die vorherige Seite passt, wird die letzte leere Seite automatisch gelöscht – ansonsten weiterlesen mit Option 3.
- Option 3: Absatzmarke verkleinern (wie in Option 2 beschrieben ) und verkleinere dann auch den unteren Rand der Seite. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte → Layout auf → Ränder und dann auf → Benutzerdefinierte Ränder. Stellen Sie dann den unteren Rand beispielsweise auf 0,7 cm ein. Jetzt sollte alles auf eine Seite passen und die lästige letzte leere Seite in Ihrem Word-Dokument wird entfernt.