- Einfache elektronische Signatur: Geringes Sicherheitsniveau. Dazu gehört beispielsweise eine mit einem Scanner eingescannte handschriftliche Unterschrift, die dann als PNG- oder JPG-Bilddatei in ein elektronisches Dokument eingefügt wird. Allerdings kann hier nur die Urheberschaft eines Dokuments sichtbar gemacht werden. Wichtig: Für formelle Verträge ist diese Variante nicht ausreichend, da das bloße Scannen der Unterschrift nicht als digitale Signatur gilt.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur: Erhebliches Sicherheitsniveau. Neben der einfachen elektronischen Signatur werden auch die Anforderungen von Artikel 26 erfüllt. Im Wesentlichen bedeutet dies, dass die Signaturerstellungsdaten so mit dem Dokument verknüpft werden, dass nachträgliche Änderungen oder Verfälschungen der Daten erkannt werden können. Das einfache Verschlüsseln einer Datei kann dies nicht gewährleisten. Außerdem muss der Unterzeichner eindeutig identifizierbar sein. Technisch geschieht dies über ein spezielles Standardprotokoll, die Public Key Infrastructure (PKI).
- Qualifizierte elektronische Signatur: Hohes Sicherheitsniveau. Dies ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die auch ein qualifiziertes Zertifikat von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit verwendet. Das bedeutet, dass das qualifizierte Zertifikat zur Bestätigung der Urheberidentität mit einer speziellen hardware- oder softwarebasierten Signaturerstellungseinrichtung erstellt werden muss. Die qualifizierte elektronische Signatur muss zudem über eine ausreichende kryptografische Verschlüsselung verfügen. Sie hat dann die gleiche Rechtswirkung wie eine eigenhändige Unterschrift.
✔️ Auf der Vorteilsseite steht ganz klar die Zeitersparnis, wenn Prozesse sowieso digital sind (z.B. Prüf- und Freigabeprozesse oder Buchhaltung). Damit entfällt der fehleranfällige und zeitraubende Wechsel zwischen Papier und Digital und die Dokumente müssen nicht mehr umständlich ausgedruckt, unterschrieben, erneut eingescannt und archiviert werden.
Einfügen der Signatur
Jetzt ist es an der Zeit, sie einzufügen. Wir gehen davon aus, dass Sie mit Microsoft Word (ab Version 2010) arbeiten. Klicken Sie dazu oben in der Menüleiste auf „Einfügen“ und dann auf „Bilder“ und wählen Sie die Datei aus, in der Sie Ihre Unterschrift gespeichert haben und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Einfügen“. Um sie frei im Dokument verschieben zu können, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild, wählen Sie „Zeilenumbruch“ und im sich öffnenden Kontextmenü „Vor dem Text“. Sie können Ihre Unterschrift jetzt an beliebiger Stelle platzieren. Passen Sie nun noch schnell die Größe an, damit die Unterschrift in das Schriftbild Ihrer Bewerbung passt (sie sollte nicht viel größer sein als der Rest des Textes) et voilà: Ihre Bewerbung trägt Ihre Unterschrift.
Um dies zu vermeiden, bietet Word (ab 2010) praktischerweise eine sehr nützliche Funktion, mit der Sie den Hintergrund der Unterschrift transparent machen können, sodass er praktisch unsichtbar ist. Wählen Sie dazu das Bild per Mausklick aus, woraufhin sich rechts in der oberen Menüleiste das Kontextmenü „Bildwerkzeuge“ öffnet. Wählen Sie dort „Farbe“ und dann „Transparente Farbe festlegen“.
Du brauchst: 1 Smartphone Handy, 1 PC mit Microsoft Word
Zur Anleitung: Unterschrift sauber ausgeschnitten einfügen mit MacOS Seiten